MEMBERSHIPS I INDIVIDUAL APPOINTMENTS I MANUAL CONFIGURATION AND SALES OUTSIDE OF SWINGWORKS

  • Aktualisiert

##FOR THE GERMAN VERSION, PLEASE SEE BELOW##

 

##ENGLISH##

Purpose: Appointment booking across resources/trainers within an organization in form of a membership

 

SwingWorks Plan: Teams or Indoor Golf Plan

 

Possible membership models:

 

1st option: Allotment of x appointments in total, either weekly, monthly or annually, freely bookable for selected appointment types. The quota expires at the end of the period (week, month or year) and is not carried over to the next period). The total term is defined at the customer level

2nd option: x Appointments can be booked in advance for selected appointment types. The total term is defined at the customer level

 

Contract processing: Outside SwingWorks. Use our Stripe integration for automated billing and membership assignment.

 

There are two main steps required to manually activate memberships:

 

1 Definition of membership product:

 

1. Register with SwingWorks as a manager at: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login

2. Visit the menu “MY GOLF BUSINESS” -> “LOCATION MANAGEMENT” -> select a location in the table -> select “Edit Subscriptions” under the navigation menu

3. Click “+” to add a subscription

4. Fill out information in the form, including:

- Name Tag: A short description of the product belongs here (e.g. “VIP 4M MG”)

- Payment method and payment status: The information entered here is always communicated to the customer in the email appointment confirmation

 

2 Activation of membership product for a customer:

 

1. Register with SwingWorks as a manager at: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login

2. Visit the menu “MY GOLF BUSINESS” -> “ALL CONTACTS” -> click on the “pen” under the “Subscription Tags” column in the table

3. Click “+” to assign a membership (i.e. subscription) product to a customer

4. Fill out information in the form. Here, the term of the membership is set, and the membership is activated. If the membership has been successfully activated, the “Name Tag” will appear under the “Subscription Tags” column in the “ALL CONTACTS” table.

 

More information:

- The automated limit calculation only works with participant selection “1” in the booking mask. If memberships are offered, the number of permitted participants should ideally be limited to “1” in the respective appointment template. For example, if four participants are allowed and someone books for four participants, then payment with the membership is not possible. Reason: It is assumed that memberships are limited to one person.

- When booking, SwingWorks automatically checks whether the limits have been reached. If the limit has been reached, the user will be informed of this during the booking process and will have the opportunity to complete the booking regularly at the scheduled prices and using the defined payment methods

- The bookings within the membership or the outstanding quota can be tracked as follows:

  1. Register with SwingWorks as a manager at: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login
  2. Visit the menu “MY GOLF BUSINESS” -> “REPORTS” -> select “Private Appointment Bookings” from the dropdown -> filter and click “SEARCH” -> filter for a customer name under the “Search” field

 

##DEUTSCH##

Mitgliedschaften für Privattermine einlösbar für mehrere Trainer/Ressourcen

 

Verwendung: Terminbuchung Ressourcen/Trainer innerhalb einer Organisation in der Form von Mitgliedschaften

 

SwingWorks Plan: Teams oder Indoor Golf Plan

 

Mögliche Mitgliedschaftsmodelle Modelle:

  1. Möglichkeit: Kontingent von x Terminen insgesamt entweder wöchentlich, monatlich, jährlich frei buchbar für ausgewählte Terminarten. Das Kontingent verfällt zum Ende der der Periode (Woche, Monat oder Jahr) und wir nicht auf die nächste Periode übertragen). Die Gesamtlaufzeit wird auf Kundenebene definiert
  2. Möglichkeit: x Termine buchbar im Voraus für ausgewählte Terminarten. Die Gesamtlaufzeit wird auf Kundenebene definiert

 

Vertragsabwicklung: Außerhalb von SwingWorks. Nutze die Stripe Integration innerhalb von SwingWorks zur automatisierten Abrechnung und Erteilung der Mitgliedschaft.

 

Es sind zwei wesentliche Schritte zur Freischaltung der Mitgliedschaften erforderlich:

 

1 Definition Mitgliedschaftsprodukt:

 

  1. Bei SwingWorks als Manager anmelden, unter: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login
  2. Besuche das Menü “MEIN GOLF BUSINESS” -> “LOCATION MANAGEMENT” -> einen Standort in der Tabelle auswählen -> “Mitgliedschaften bearbeiten” unter dem Navigationsmenü auswählen
  3. “+” klicken, um eine Mitgliedschaft hinzuzufügen
  4. Informationen in der Maske ausfüllen, darunter: 
  • Name Tag: Hier gehört eine Kurzbeschreibung des Produkt hin (bspw. “VIP 4M MG”)
  • Bezahlmethode und Bezahlstatus: Die Angaben hier werden dem Kunden stets in der E-Mail-Terminbestätigung kommuniziert

 

2 Freischaltung Mitgliedschaftsprodukt für einen Kunden:

 

  1. Bei SwingWorks als Manager anmelden, unter: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login
  2. Besuche das Menü “MEIN GOLF BUSINESS” -> “ALLE KONTAKTE” -> auf den “Stift” unter der Kolonne “Mitgliedschaften Tags” in der Tabelle klicken 
  3. “+” klicken, um einem Kunden ein Mitgliedschaftsprodukt zuzuteilen
  4. Informationen in der Maske ausfüllen. Hier wird die Laufzeit der Mitgliedschaft festgelegt, und die Mitgliedschaft wird aktiviert. Bei einer erfolgreich aktivierten Mitgliedschaft erscheint der “Name Tag” unter der Kolonne “Mitgliedschaften Tags” in der Tabelle “ALLE KONTAKTE”

 

Weitere Hinweise:

- Die automatisierte Limitkalkulation funktioniert nur bei der Teilnehmerauswahl “1” in der Buchungsmaske. Insofern Mitgliedschaften angeboten werden, sollte in der jeweiligen Terminvorlage die Anzahl der erlaubten Teilnehmer idealerweise auf “1” beschränkt werden. Bspw. insofern vier Teilnehmer erlaubt sind und jemand für vier Teilnehmer bucht, dann ist die Bezahlung mit der Mitgliedschaft nicht möglich. Grund: Es wird davon ausgegangen wird, dass die Mitgliedschaft ein personenbezogener Preis ist. 

- Bei einer Buchung prüft SwingWorks automatisch, ob die Limits erreicht wurde. Insofern das Limit erreicht wurde, wir der Nutzer während des Buchungsvorgangs darüber informiert und hat die Möglichkeit, die Buchung regulär zu den hinterlegten Terminpreisen und anhand der definierten Bezahlmethoden abszuschließen 

- Die Buchungen innerhalb der Mitgliedschaft bzw. das ausstehende Kontingent kann man wie folgt nachvollziehen:

  1. Bei SwingWorks als Manager anmelden, unter: https://golf.swingworks.de/de/Account/Login
  2. Besuche das Menü “MEIN GOLF BUSINESS” -> “REPORTS” -> “Privattermin Buchungen” aus dem Dropdown wählen -> Filtern und “SUCHEN” klicken -> nach einem Kundennamen unter dem “Suche”-Feld filtern